Este addon que se integra en SAP tiene diferentes funcionalidades que se pueden integrar en Factura Electrónica, Gestión Documental, Gastos de viaje, Archiving, BPM, Employee File Management, Travel Receipts Management por mencionar algunas de sus funciones
Como funciona Opentext con la factura electrónica Los componentes que se utilizan para la factura electrónica tienen 2 soluciones que pueden integrarse con SAP:
La funcionalidad de Document Access es integrarse en SAP como el resguardo de las facturas electrónicas que se emiten o que se reciben. Si consideramos que la emisión de un documento electrónico en la modalidad de factura electrónica establecen las diferente normativas de cada País el resguardo del archivo electrónico que normalmente esta en una estructura de XML o EDI.
Sin embargo existe la posibilidad también de recibir archivos que pueden estar en otros formatos como PDF, GIF, JPG que también en algunos países se consideran bajo determinadas características de seguridad una factura electrónica. En el caso de document Access les permite resguardar y ligar con transacciones de SAP en FI, SD o MM las facturas electrónicas emitidas o recibidas para realizar el resguardo de la información por el tiempo que determine la autoridad fiscal para el resguardo de las facturas.
Esta enfocado a integrarse en SAP para la autorización, verificación, aprobación y pago de las facturas electrónicas que se reciben por parte de los proveedores.
En el caso de VIM se pueden recibir diferentes tipos de formatos de las facturas, como pueden ser papel, pdf, XML o EDI. En el caso de las facturas en papel se utiliza el componente de ICC (Invoice Capture Center) que es un componente de OCR que permite la digitalización de las facturas en papel y por medio de templetes que se pueden definir puede reconoce los diferentes datos que puede tener una factura en papel, por ejemplo: fechas, tipo de documento, importes, totales, número de proveedor, ítems; que les permite la optimización del reconocimiento de caracteres o datos para posteriormente enviarse al proceso de VIM.
Una vez que la factura es recibida en VIM se procede a realizar el proceso de verificación de la información de acuerdo a las reglas de negocio que se definan, por ejemplo, el tratamiento de las facturas que están relacionadas con una orden de compra, facturas sin orden de compra.
Los diferentes usuarios que participan en la recepción y verificación de las facturas utilizando las reglas de negocio que se puedan establecer con FI o MM.
Realizar procesos de aprobación y/o seguimiento de Workflow definidos por parte de las empresas que utilizarán el Add-On de acuerdo a sus requerimientos.
Visualizar los reportes de las facturas de acuerdo a los errores encontrados, el tiempo que tardo en procesar una factura hasta el pago, determinar los errores más comunes antes de efectuar la transferencia bancaria.
Proceso de aprobación móvil que se pueden definir de acuerdo a diferencias en precio, cantidades o que no corresponde la información entre la orden de compra, la mercancía física y factura entregada.
Estas son las ventajas de la integración de Opentext en un proyecto de factura electrónica.
Esta enfocado a la integración de información de manera estructurada o no estructurada que se emplea en las empresas mismo que pueden estar integrándose con transacciones estándar de SAP.
La solución de gestión documental con Opentext permite el seguimiento a cualquier documento físico a integrarse en la gestión documental. Los proceso iniciales en un proyecto de gestión documental se define desde la captura del documento, gestión, workflow, accesos, preservación y almacenamiento.
Es la forma en como se define la recepción de la información que pueden tener diferentes formatos, por ejemplo: Word, excel, power point, impreso, correo electrónico de manera masiva o individual.
Administrar las versiones del documento, clasificar los tipos de documentos, atributos a incluir al documento, por ejemplo solo lectura, modificación; relación para la búsqueda de documentos.
Definición del proceso de recepción y flujos de operación del documento en donde se definen los perfiles de los usuarios y las funciones a realizar por cada uno de ellos.
Determinar los usuarios y roles de cada una de las personas que tendrán acceso al proceso de ECM.
Determina el tiempo que se tendrán los documentos el línea de acuerdo a las políticas internas de la empresa y su traslado al archiving.
Determina el tiempo que los documentos estarán almacenados y el tiempo que se requiere por parte de cada una de las diferentes áreas de las empresas.
Es importante mencionar que un proceso de ECM esta definido de acuerdo a las diferentes áreas que conforman la empresa para determinar cuál de ellas es la que iniciará un proceso de gestión documental así como determinar el tiempo que se requieren los documentos en línea y el tiempo que deberán de conservarse.
Las interface de ECM les permiten crear diferentes reglas de indexación de los documentos en donde se tienen algunas plantillas definidas para algunos documentos más utilizados como pueden ser contratos, RFP´s, y que a su vez permite la integración de notas o comentarios a los documentos digitalizados para realizar una búsqueda más eficiente.
La solución se puede integrar con Microsoft como puede ser Outlook, Windows Explorer o también lotus de IBM.
Crear búsquedas, establecer criterios y clasificaciones de los diferentes tipos de documentos así como establecer los flujos de trabajo de un documento. Que se integra con los usuarios de SAP en los diferentes módulos. (SD, FI, MM,)
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